Programme de la formation
1. Qu’est-ce qu’un événement. Typologie, objectifs, caractéristiques.
L’événement
- Qu’est-ce qu’un événement et un événement professionnel marketing.
Caractactéristiques
- Les 5 protagonistes d’un événement.
- Les 4 caractéristiques principales
Organisation d’événements
- Qu’est-ce que cela signifie.
Les objectifs d’un événement
- Analyse des principaux objectifs
Classification des événements
- Principaux genres d’événements
- Principaux formats :
Congrès, convention, colloque, meeting, table ronde, symposium, voyage d’incentive, conférence de presse.
2. Qu’est-ce qu’un événement. Marché, instigateurs, financeurs et organisateurs
Classification des événements - 2de partie
- Principaux formats
Le marché de l'événementiel
- Photographie
- Tendance des événements programmés
Les instigateurs d'événements
- Qui commande des événements
- Photographie
Les financeurs d'événements
- Quand le financeur est l’instigateur
- Quand le financeur n’est pas l’instigateur
Les organisateurs d’événements
- Panorama des organisateurs
- Organisateurs internes et externes
- Autres types d'organisateurs
- Critères pour le choix de l'agence
3. L’organisateur d’événements. Services, capacités, compétences.
Première partie
Le rôle de l'organisateur d'événements
- Stratégie, communication, logistique.
Les prestations de l'organisateur d'événements
Les risques de l’improvisation
- Différences entre personne expérimentée et inexpérimentée
- Comment devenir un professionnel
Aptitudes personnelles
- Prédispositions aux relations interpersonnelles
- Organisation et changement.
- Capacité d’écoute
- Forte résistance au stress
- Self-control et calme
- Créativité fonctionnelle
- Esprit de sacrifice
- Esprit d’initiative
- Sens esthétique très prononcé
Exercices
4. L’organisateur d’événements. Services, capacités, compétences.
Seconde partie
Compétences managériales de l’organisateur
- Problem solving
- Négociation
- Gestion de l’équipe
- Communication efficace
- Time management
Compétences professionnelles transversales
- Parler en public
- Conception et communication visuelle
- Connaissance de l'anglais
- Compétences en informatique
- Marketing & Communication
5. Se préparer à la conception d'un événement. Partenaires, fournisseurs et outils pratiques.
Les partenaires de l'organisateur d'événements
- Qui sont-ils
- Bureaux des congrès
- Offices de tourisme
- Les agences réceptives
Les fournisseurs dans l'organisation d'événements
- Qui sont-ils
- Comment les trouver
- Visites éducatives et workshop
- Expérience directe
- Promotion directe
Outils pratiques
- Bottins, annuaires et guides
- Sites Internet et magazines professionnels
- Salons et événements professionnels
Évaluer les fournisseurs
- Comment les évaluer
- Cinq règles pour évaluer les fournisseurs
6. Comment organiser un événement : la pré-production.
Première partie
Introduction
La structure organisationnelle d'un événement
- Le modèle d'organisation en trois phases
- La pré-production. La phase de programmation
Le briefing du commanditaire
- Qu’est-ce que le brief et le briefing ?
- Les aspects génériques de l'événement
- Les aspects pratiques de la manifestation
7. Comment organiser un événement : la pré-production. Seconde partie
Introduction
Caractéristiques d'un événement réussi
La conception d'un événement
- Comment le projet varie d'un événement à un autre
- Les principales étapes à suivre dans la conception d'un événement.
Le débriefing
- Vue d'ensemble : le débriefing
Le rôle de la communication d'un événement
- La communication d'un événement
Comment créer la communication d’un événement
- Le thème, le logo, le nom, l'identité visuelle
Les outils pour communiquer l'événement
- Le teaser
8. Comment organiser un événement : la pré-production. Troisième partie
Introduction
Outils d'animation
- Témoignages
- Artistes
- Événements collatéraux
- Scénographie et installations
- En résumé
Études de cas
Étude de faisabilité
- De la communication à la logistique
Les devis des fournisseurs
- Les règles à suivre
- Faire une demande de devis
- Modèles de demande
Les options des fournisseurs
- Fixer les options avec les fournisseurs
- Les règles à suivre
- Modèle de demande d’option
9. Comment organiser un événement : la pré-production. Quatrième partie
Introduction
Les aspects pratiques
- Lieu
- Espaces
- Service de restauration
- Équipements
- Voyages et transports
- Transports aériens et ferroviaires
- Transports terrestres
- Accueil et hôtesses
- Excursions, visites guidées, restaurants extérieurs
Le devis
- Outils pour la planification et la gestion
- Planning du budget
- Contrôle du budget
Types de rémunération
Paiements
Soumettre la proposition
- Structure et contenu d'un projet
Pièces jointes
- Modèle traiteur A
- Modèle traiteur B
- Exemple agence réceptive (DMC)
- Projet soirée de Noël
10. Comment organiser un événement : la Production - La négociation et le contrat avec le client
Introduction
Le rôle de l'organisateur
- Entre fournisseur et client
La confirmation du client
- Lettre d’engagement et contrat
Le contrat
- Contrat et responsabilité civile
- Le contenu du contrat
- Les règles pour ne pas faire d'erreurs
Connaître les règles de la négociation
- Qu’est-ce que la négociation
Les styles de négociations
- Quatre styles de négociation
La négociation en 5 phases
- Modèle de négociation
Pièces jointes
- Modèles de contrat client
11. Comment organiser un événement: la Production - Plan d'actions, direction des fournisseurs, agenda
Introduction
- Production - La phase opérationnelle
Plan d'actions et calendrier
- Le contrôle des activités et des délais
Confirmation des fournisseurs
- Définition et confirmation des prestations
- Structure du contrat
- Avant de signer le contrat
La gestion des fournisseurs
- Du fournisseur au partenaire
- Gérer les fournisseurs et les collaborateurs
- Processus de formation de l’équipe
- Soignez vos fournisseurs
Visite d’inspection
- Quand et pourquoi
- Où se font les inspections
- Comment effectuer une visite d'inspection
Définition du calendrier
- Du programme préliminaire au programme définitif
- Les règles pour un programme approprié
Exercices
Pièce jointe
- Modèle contrat structure réceptive
12. Comment organiser un événement : la Production - Outils de communication et de marketing, secrétariat de l'organisation
Introduction
- Production - La phase opérationnelle
Outils de communication et de marketing
L’invitation
- Contenu et structure
La brochure
Sites et pages Internet
Publicité
- Publicité hors ligne
- Publicité en ligne
Relations avec les médias
- Les communiqués de presse
- Caractéristique d’un communiqué
Supports internes
- Vidéos, musiques, films
Gadgets et cadeaux
Signalétique
- Hôtesse et bureau d'accueil
- Invités
- Transferts
- Pancartes
Documentation
Contact participants et intervenants
- Le secrétariat de l'organisation et son rôle
- Matériel d’exploitation
Pièces jointes
- Brochure Sigo
- Modèle de lettre d'information
13. Comment organiser un événement : la Production - Checklist des services, briefing et direction
Introduction
- Production - La phase opérationnelle
Lorsque l'événement approche
- Les cinq étapes à suivre avant un événement
Checklist des services
Le briefing
- Se rencontrer avant l'événement
Le briefing de l’événement
- Rédiger le document de brief
- Un véritable exemple de brief
Le jour de l'événement
- Coordination et direction
- Les règles d'or à suivre
14. Comment organiser un événement : la Post-Production – Évaluation des fournisseurs et des résultats, systèmes de feedback, suivi et bilan.
Introduction
- Post-Production- La phase de clôture
L’évaluation des fournisseurs
- Évaluer la performance des fournisseurs et des partenaires
- Pourquoi créer des fiches d'évaluation
- Personnaliser les fiches d'évaluation
Feedback et suivi
- Systèmes de feedback
- Systèmes de feedback internes
- Actions de suivi
Évaluation des résultats
- Analyse des résultats d'un événement
- Analyse quantitative
- Analyse qualitative
- Retombées
Bilan et facturation
- Gestion administrative en phase de clôture
- Contrôle des factures des fournisseurs
Pièce-jointe
- Modèle de fiche d’évaluation des fournisseurs
15. Focus sur : événements spéciaux, conventions, voyages de motivation, congrès
Introduction
- Les quatre principales catégories d'événements
Événement spécial
- Les événements spéciaux
- Modalités d’exécution
Convention
- La convention
- Objectifs de la convention
- Valeur stratégique
- Ingrédients pour une convention réussie
- Stratégie de communication
- Relations interpersonnelles
- Modalités d’exécution
Le voyage de motivation
- Le voyage de motivation
- Objectifs et avantages pour l’instigateur
- Avantages pour le participant
- Ingrédients de la réussite
Le congrès
- Le congrès
- Structure du congrès
- Rôle et tâches de l’organisateur
